POLÍTICA DE PRIVACIDAD
CONSULTORÍA Y SERVICIOS EN TIC S.A.S - CYSTIC
Enero de 2024
La empresa Consultoría y Servicios en TIC S.A.S, cuyas sigla es CYSTIC, persona jurídica identificada con Nit. 900620521-0, y cuyo domicilio social se encuentra
ubicado en la Calle 83 No. 59-36, del municipio de Bucaramanga, departamento de
Santander, debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República
de Colombia, ha desarrollado las políticas incorporadas en el presente
documento, para ser aplicadas en el manejo de la información personal que sea
tratada por la Organización de acuerdo a la Ley 1581
de 2012 y sus decretos reglamentarios, así como a la Ley 1266 de 2008.
PRESENTACIÓN
En la presente política, CYSTIC ha instituido las
reglas y principios necesarios para brindarle protección a Usted, como Titular
de los datos que se tratan dentro de la Organización, la protección de
cualquier riesgo de vulneración de sus derechos, con miras a garantizarle su
Dignidad Humana a partir de la implementación de las medidas necesarias y
efectivas para cumplir las obligaciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y
sus decretos reglamentarios.
En tal sentido, le informamos que este documento
contiene las directrices generales que tendremos en cuenta para tratar sus datos personales
cuando sean recolectados, almacenados, usados, circulados o suprimidos por
nosotros.
1. DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
Esta política se ha establecido para otorgarles protección
a todas las personas naturales cuyos datos personales se encuentren en la base
de datos de CYSTIC, y tiene como destinatarios a todos los miembros de
la Organización, ya sea que ésta actúe en calidad de Responsable,
Encargado o Subencargado, así como los terceros que,
al relacionarse con ella, tengan acceso o relación con datos personales
tratados.
CYSTIC realiza el
tratamiento de datos personales de los clientes propios y de las aplicaciones
que administra en nombre de terceros, para los fines que se referencian así:
Datos recolectados: Nombre, Cédula, Fecha y
Lugar de expedición de la cédula, Dirección, Teléfono, Correo electrónico,
Número de Celular, Correo personal, Datos de ubicación (latitud y longitud), ubicación
de referencia.
Finalidades: 1. Cumplimiento
de los requisitos legales para la contratación de los servicios de transporte
de personas en la modalidad de taxi urbano, 2. para el desarrollo de
contratación realizada entre la Organización y el cliente; 3. Para seguridad de
los vehículos automotores que realizan cubrimiento de las rutas de transporte
de personas, e identificación de los clientes que participen en la actividad de
transporte, 4. Compartir sus datos personales con terceros que se relacionen
con CYSTIC y que se deben acceder a ellos para el cumplimiento de los fines,
misiones y objetos sociales de la Organización, 5. Conocer la ubicación de los
pasajeros a transportar y de los vehículos que prestan el servicio.
Estos datos son tratados conforme a lo ordenado en
la Ley 1581 de 2012 y según la clasificación establecida por el artículo
2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015.
Cuando fuere
estrictamente necesario, para efectos del cabal cumplimiento de las operaciones
propias de CYSTIC, podremos compartir la información de las bases de datos con
proveedores y contratistas en general, entre otros, para lo cual quien nos
autoriza el tratamiento de los datos da por hecho conocer esta circunstancia y
aceptarla libre, previa, expresa e inequívocamente, toda vez que su
autorización ha sido recolectada conforme a lo dispuesto por la Ley 1581 de
2012 y sus decretos reglamentarios, y en lo concordante con la Ley 1266 de
2008.
Para
el normal desarrollo de la misión, compromiso organizacional y el cumplimiento
de las obligaciones adquiridas en virtud de ella, CYSTIC realiza el tratamiento (recolección,
almacenamiento, uso, circulación y supresión) de los datos personales para los
fines atrás mencionados.
CYSTIC también podrá:
·
Acceder y consultar la información del Titular del dato que repose o
esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o
Pública ya sea nacional, internacional o extranjera o reportar a ellas, todo
conforme a la Ley 1266 de 2008;
·
Realizar, directa o
indirectamente, transmisión o transferencia nacional o internacional de datos,
cuando resulte imprescindible para el correcto funcionamiento de la
Organización, circunstancia que el Titular, al autorizar el tratamiento del
dato acepta con dicho acto tal proceder.
·
Los datos recolectados a través de puntos de seguridad, así como, los
datos tomados de los documentos suministrados por el Titular al personal de
seguridad y los obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o
fuera de las instalaciones de la
Organización y
todas sus sedes, los utilizarán para fines de seguridad y vigilancia de las
personas, los bienes e instalaciones de CYSTIC, y podrán ser utilizados como
prueba en cualquier tipo de proceso judicial o administrativo.
El marco jurídico
colombiano de protección de datos personales en el cual está desarrollada esta
PTI, lo constituyen, entre otras, las siguientes disposiciones:
El artículo 15 de la Constitución Política de
Colombia protege los derechos a la intimidad, buen nombre y al habeas data. De
esta disposición constitucional, se desprenden las demás normas que reglamentan
la protección de datos en Colombia.
La ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 establece el
derecho que tienen todos los Titulares de datos personales, de rectificar y
actualizar la información que se haya recolectado por medio de la fuente sobre
ellos, realizando el reporte a los operadores (Centrales de Riesgo) sobre el
estado actual de deuda de cada uno de sus clientes. De igual manera, se
establecen los demás derechos, libertades y garantías otorgadas por la Constitución, en
relación con la recolección, almacenamiento, uso y circulación de datos
personales referidos en el artículo 15 de la Constitución Política, así como el
derecho a la información establecido en el artículo 20 de la Constitución
Política, exclusivamente en relación con la información financiera y
crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
La Ley Estatutaria 1581
del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar
tratamiento legítimo de los datos personales de los Titulares de la información
personal.
El Decreto 1074 del 2015,
que incorporó, entre otros, los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014; los cuales
definieron aspectos puntuales frente a la recolección de datos personales, el
contenido de la política de tratamiento de la información y el registro
nacional de base de datos, entre otros de los puntos tratados.
La Circular Externa 02 del
4 de noviembre de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para
efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en
cuenta los siguientes conceptos:
AUTORIZACIÓN. Consentimiento previo,
expreso e informado del Titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de
su información personal.
CONSULTA. Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas
por éste o por la ley, para conocer la información que reposa sobre él en bases
de datos o archivos de CYSTIC.
RECLAMO. Solicitud del Titular del dato o las
personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir
sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos
en la ley.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Persona natural o
jurídica de naturaleza pública o privada, que decide sobre la recolección y fines
del tratamiento, entre otras. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña
de la base de datos o sistema de información que contiene datos personales.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Persona natural o
jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, realice el
Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
SUBENCARGADO
DEL TRATAMIENTO. Persona que realiza
el tratamiento de datos por cuenta de un Encargado del tratamiento.
FUENTE. Es el mismo Responsable de la Información recolectada de
los Titulares de datos personales, con previa autorización de los mismos. Se
encarga de enviar la información suministrada dentro de su Base de Datos a los
operadores (Centrales de Riesgo).
OPERADOR. Es el encargado de recibir la información proveniente de
una Fuente de Información, quien es la Responsable de la Base de Datos.
TITULAR DEL DATO. Es la persona natural
cuyos datos son objeto del Tratamiento.
TRATAMIENTO. Cualquier operación o
conjunto de operaciones sobre datos personales tales como: la recolección, el
almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
BASE DE DATOS. Conjunto organizado, sea físico o
digital, de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS. Envío de datos
personales que realiza el Responsable o Encargado desde Colombia a un
destinatario que será un Responsable que se encuentra fuera del país y cuya
operación está cobijada por una declaración de conformidad emitida por la
Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de
Industria y Comercio o por una causal de excepción en los términos señalados en
el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
TRANSMISIÓN
INTERNACIONAL DE DATOS. Envío de datos
personales que realiza el Responsable desde Colombia a un destinatario que será
un Encargado que se encuentra fuera del país y cuya operación está cobijada por
un contrato de transmisión de datos en los términos señalados en el artículo
2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 o una declaración de conformidad emitida
por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia
de Industria y Comercio.
TRANSMISIÓN
NACIONAL DE DATOS. Envío de datos
personales que realiza el Responsable o el Encargado dentro del territorio
nacional a un destinatario que será un Responsable o Encargado y cuya operación
está cobijada por un negocio jurídico.
CESIÓN DE LA BASE DE DATOS. Transferencia de la
calidad de Responsable de una Base de Datos a otro Responsable a título
gratuito u oneroso. Se le considerará
al nuevo Responsable del Tratamiento de la base de datos cedida tal condición a
partir del momento en que sea perfeccionada la cesión.
NNA. Hace referencia a los menores de 18 años,
y corresponde a la sigla de Niños, Niñas y Adolescentes.
DATO PERSONAL. Cualquier información que directa o
indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla.
Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, número de
identificación ciudadana, dirección postal, dirección de correo electrónico,
número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario,
bienes, estados financieros, etc.
Estos
datos se clasifican en:
DATO PERSONAL SENSIBLE. Información que afecta
la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como por ejemplo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia
a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la
salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotos).
DATO PERSONAL PRIVADO. Es el dato que por su
naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del
dato. Ejemplos: información extraída a partir de la inspección del domicilio,
número telefónico siempre y cuando no se encuentre en bases públicas o el
salario. También lo son los datos que reposen en los archivos de la
Registraduría, referentes a la identidad de las personas, cómo son sus datos
biográficos, su filiación y fórmula dactiloscópica.
DATO PERSONAL SEMIPRIVADO.
Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y
cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a
cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre
otros, el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones
financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la
seguridad social.
DATO PERSONAL PÚBLICO.
Es el dato calificado como tal por ley o la Constitución Política o el que no
sea privado, semiprivado o sensible. Son públicos, entre otros, el nombre, el
número de identificación, fecha y lugar de expedición del documento de
identificación, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o de servidor
público, los datos contenidos en el Registro Único nacional de Tránsito - RUNT
o los datos contenidos en el registro público mercantil de las Cámaras de
Comercio, entre otros.
Estas políticas son de obligatorio y estricto
cumplimiento para CYSTIC, para todos
y cada uno de los miembros de la Organización, al igual que para todos los
terceros que obran en nombre de la misma o que, sin
actuar en nombre de la Organización, tratan o se relacionan con datos
personales por disposición de ésta como Encargados o Subencargados.
Todos ellos deberán observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de
sus funciones, actividades y ejecuciones contractuales, aún después de
terminados los vínculos legales, funcionales, comerciales, laborales o de
cualquier índole que con la Organización hubieren establecido. De igual
manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los
datos en su momento tratados.
Es importante señalar que, para total tranquilidad
de todos aquellos Titulares cuyos datos tratamos, CYSTIC realiza Tratamiento de datos personales contando
con un equipo de trabajo capacitado y actualizado en protección de datos
personales, y, a su vez, cuenta con acuerdos de confidencialidad suscritos con
sus trabajadores, proveedores y demás miembros de la Organización, pensando
siempre en preservar la privacidad de la información a la cual pudieren llegar
a tener acceso en desarrollo de sus obligaciones y responsabilidades.
No obstante, agradecemos que cualquier
incumplimiento de las obligaciones y en general, de las políticas contenidas en
este documento, que se entiende como un incumplimiento gravísimo de las
obligaciones contractuales de los obligados, nos la reporten de inmediato al
correo electrónico soporte@cystic.com.co o a la dirección Calle 83 No. 59-36, del municipio de Bucaramanga, departamento de
Santander, sin perjuicio de las acciones contractuales o legales que de ello se
generen.
6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política,
se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
6.1.
PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA
RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
La recolección y tratamiento de datos personales debe realizarse para
fines lícitos respetando las normas generales, especiales y la autorización
dada por el Titular sobre los mismos.
Los datos de carácter
personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a
dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en
relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas
para las que se hayan obtenido. Dichos datos serán tratados de forma leal y
lícita.
Los datos de carácter
personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles
con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. No se considerará
incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos,
estadísticos o científicos.
Los datos de carácter
personal serán exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a
la situación actual del afectado. Si los
datos fueran recogidos directamente del afectado, se considerarán exactos los
facilitados por éste.
Si los datos de
carácter personal registrados resultaran ser inexactos, en todo o en parte, o
incompletos, serán cancelados y sustituidos por los correspondientes datos
rectificados o completados, siempre y cuando el titular de la información así
lo solicite. Desde el momento en el que el titular pone en conocimiento esta
situación a la Organización se dará aplicación al correspondiente protocolo.
Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente
necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal
forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no
guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia,
debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de
datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser:
adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para las cuales fueron
previstas.
Autorización para
tratamiento de datos sensibles:
Para efectos de la
recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:
-
La autorización debe
ser explícita y previa a la recolección del dato o a más tardar, concomitante
con ella.
-
Se debe informar al
Titular expresamente que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha
información, salvo deber legal o contractual, de lo cual se dejará registro.
-
Para su transmisión
y/o transferencia, lo mismo que para su almacenamiento, se utilizarán
mecanismos de seguridad especial tales como cifrado de bases de datos, registro
de control de accesos a estas, copias de seguridad alojadas en lugar físico
diferente a donde están alojadas las bases de datos, conexiones seguras, etc.
según el caso.
Autorización de
tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA):
Para efectos de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas
y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:
-
La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas
para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el
derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en
cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto
-
Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de
los NNA
-
El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar
el respeto de sus derechos fundamentales.
-
Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los
datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
De igual manera, en
general para la recolección de datos, la Organización tendrá presentes los
siguientes principios:
PRINCIPIO DE
DIGNIDAD:
Toda acción u omisión asociada al
tratamiento de datos personales debe ejecutarse siempre salvaguardando la
dignidad del Titular y amparándolos demás derechos constitucionales, en
especial el derecho al buen nombre, a la honra, a la intimidad y el derecho a
la información.
PRINCIPIO DE
LEGALIDAD:
El Tratamiento de datos “es una
actividad reglada, debiéndose por tanto estar sometida a todas las
disposiciones que le regulan” y a los principios que lo enmarcan. (Ley 1581
de 2012).
PRINCIPIO DE
LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede
ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los
datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización,
o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
PRINCIPIO DE
INTEGRIDAD: En el Tratamiento debe
garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado
del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca
de la existencia de datos que le conciernan.
6.2. PRINCIPIOS
RELACIONADOS CON EL USO DE DATOS PERSONALES.
PRINCIPIO DE
FINALIDAD:
Los datos
personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito, el
cual debe ser autorizado por el Titular o permitido por la ley. Se deberá
informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la
finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse
datos sin una finalidad específica.
PRINCIPIO DE
TEMPORALIDAD: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable
y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales
o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades
competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el
cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término
del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos
administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
PRINCIPIO DE NO
DISCRIMINACIÓN: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las
informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.
6.3.
PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA
CALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
PRINCIPIO DE
VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar
medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y,
cuando así lo solicite el Titular o cuando la Organización así lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando
sea procedente.
6.4.
PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA
PROTECCIÓN, EL ACCESO Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES.
PRINCIPIO DE
SEGURIDAD:
Cada
miembro de la Organización deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y
administrativas que establezca la misma para otorgar seguridad a los datos
personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
PRINCIPIO DE
TRANSPARENCIA: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca
de la existencia de datos que le conciernan.
PRINCIPIO DE
ACCESO RESTRINGIDO: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes
personas:
-
Al Titular del dato.
-
A las personas autorizadas por el Titular del dato.
-
A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas
para conocer la información del Titular del dato.
-
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar
disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva,
salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento
restringido sólo a los Titulares de los datos personales o terceros autorizados
conforme a la presente política o a la ley.
PRINCIPIO
CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las
siguientes personas:
-
Al Titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
-
A las personas autorizadas por el Titular del dato o por la ley.
-
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se
procederá de la siguiente manera:
En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar
su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el
cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a
la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones
que le impone la ley 1581 de 2012 como Responsable del tratamiento. La entidad
administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y
garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los
principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad
y seguridad.
PRINCIPIO DE
CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos
personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar
la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con
alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar
suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al
desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el Titular del dato.
7. DERECHOS APLICABLES A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.
CYSTIC está comprometida en respetar y garantizar
los siguientes derechos de los Titulares de los datos:
- Permitir,
una vez cada mes calendario, el acceso en forma gratuita a los datos personales
por parte del Titular, si así lo requiere, o cuando existan modificaciones
sustanciales de la PTI que lo ameriten.
- Conocer,
actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario
establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros
no autorizado accedan a los datos del Titular del dato.
- Informar
sobre el uso que CYSTIC ha dado a los datos personales del
Titular.
- Dar
trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley
y en la presente política.
- Acceder
a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
que en el tratamiento realizado por CYSTIC,
directivos, trabajadores y miembros de la Organización se ha incurrido en
conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
- El
Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del
dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de
permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.
Los derechos de los titulares, podrán
ejercerse por las siguientes personas:
-
Por el Titular, quien deberá acreditar su
identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a
disposición de CYSTIC.
-
Por sus causahabientes, quienes deberán
acreditar tal calidad.
-
Por el representante y/o apoderado del
Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
-
Por estipulación a favor de otro o para
otro.
-
Los derechos de los niños, niñas o
adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para
representarlos.
8. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS.
A efectos de que los
Titulares de datos personales, sus representantes legales, apoderados o
herederos, todos estos debidamente acreditados, ejerzan los derechos a que se
refiere la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, y en general para la
atención de P.Q.R. asociadas a los datos personales, hemos establecido
ÚNICAMENTE tres (3) canales de comunicación a saber: el correo electrónico servicioalcliente@CYSTIC.com.co, la
dirección Calle 55 No. 17B-17, del municipio de Bucaramanga y
el enlace de PQR dispuesto en la página web www.cystic.com.co
. El área de
CONTACTO dispuesta en la página web NO ESTÁ HABILITADO para atender P.Q.R.
asociadas a datos personales.
Fuentes de PQR e informes administrativos y
judiciales:
Según
la circunstancia en que se genere la PQR tenga en cuenta lo siguiente:
§ Cuando el
Titular realiza consultas o reclamos verbales:
Cuando la
P.Q.R. se quiera formular a través del canal físico, en sede, de manera verbal,
se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
a.
Al Titular se le proveerá el formulario
correspondiente a los formatos “Consulta verbal” y “Reclamo Verbal”, que para
el efecto tiene establecido la organización para cada caso.
b.
Adicionalmente deberá anexar:
o Copia del
documento idóneo que permita su identificación o de la calidad en que actúa
(titular, causahabiente o apoderado).
o Poder si se
actúa a través de representante
o Si se tratase
de una persona jurídica, debe el representante legal, presentar el documento
idóneo que acredite la existencia y representación legal de la misma, junto con
la exhibición de un documento idóneo que permita su identificación.
o Los anexos o
soportes que considere necesarios para su consulta o reclamo.
§ Cuando el
Titular realiza la Petición o consulta por medio de correo electrónico:
Cuando la P.Q.R.
se quiera formular a través del canal virtual del correo electrónico, se deberá
tener en cuenta los siguientes aspectos:
a.
Para verificar la condición de Titular, éste al
momento de enviar el correo electrónico, deberá adjuntar:
- Copia
ampliada al 150% de su documento de identificación.
- En tratándose
de un causahabiente o apoderado del Titular, documento que acredite la calidad
de causahabiente o poder debidamente otorgado
- Si se tratase
de una persona jurídica, debe el representante legal, presentar el documento
idóneo que acredite la existencia y representación legal de la misma, junto con
la exhibición de un documento idóneo que permita su identificación.
- Los anexos o
soportes que considere necesarios para su consulta o reclamo.
§ Cuando la
consulta proviene de Organismos de Control:
Cuando el
asunto tenga como origen en una entidad administrativa o de control se deberá
tener en cuenta los siguientes aspectos:
a.
Deberán indicar la correspondiente solicitud de
manera expresa e inequívoca.
b.
La finalidad concreta para la cual requieran la
información solicitada (salvo que sea autoridad judicial).
c.
Indicar las funciones específicas que le han sido
conferidas por la ley relacionadas con dicha finalidad mencionando la
correspondiente norma (esta exigencia no aplica cuando se trate de autoridad
judicial).
9.
PROCEDIMIENTO DE QUEJAS
ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
En evento en que se desee elevar una queja
ante la Superintendencia de Industria y Comercio referido a datos personales,
recuerde que previamente debe haber agotado el trámite de consulta o reclamo
ante CYSTIC, de
acuerdo a las indicaciones anteriormente referidas, advirtiendo nuestra
total disposición a atender sus inquietudes.
10.
DEBERES DE CYSTIC
A los Titulares de datos y terceros
interesados, les informamos que CYSTIC, en desarrollo del
tratamiento de los datos personales cumple y exige que se cumpla los deberes
que impone la ley así:
10.1.
DEBERES RESPECTO DEL TITULAR DEL
DATO.
-
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política,
copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
-
Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de
la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización
otorgada.
-
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio
del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus
datos personales.
-
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
personales.
-
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados
en la presente política.
10.2.
DEBERES DE RESPECTO DE LA
CALIDAD, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
-
Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad
en los términos establecidos en la siguiente política.
-
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
-
Implementar las políticas y procedimientos de seguridad necesarios
para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la
información y bases de datos de la Organización, también asegurar la
estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y la operación.
-
Actualizar la información cuando sea necesario.
-
Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
10.3.
DEBERES CUANDO REALIZA EL
TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN ENCARGADO O SUBENCARGADO
-
Poner en conocimiento
del Encargado o Subencargado la presente Política de
Tratamiento de la Información, para advertir de la obligación que les asiste de
operar el tratamiento de datos que se le encomiende en el marco de la misma.
-
Suministrar al
Encargado o Subencargado del tratamiento, únicamente
datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado conforme a la ley.
-
Garantizar que la
información que se suministre al Encargado o Subencargado
del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible.
-
Comunicar de forma
oportuna al Encargado o Subencargado del tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado
y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a
este se mantenga actualizada.
-
Informar de manera
oportuna al Encargado o Subencargado del tratamiento,
las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda
a realizar los ajustes pertinentes.
-
Exigir al Encargado o
Subencargado del tratamiento, en todo momento, el
respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
Titular.
-
Informar al Encargado
o Subencargado del tratamiento, cuando determinada
información se encuentre en condición de “reclamo
en trámite” por parte del Titular o en se trate de “información en discusión judicial”, una vez se haya presentado la
reclamación o recibido la información.
Así mismo deberá reportar los eventos en que el reclamo se atienda o la
discusión judicial sea superada.
10.4.
DEBERES RESPECTO DE LA
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
CYSTIC
deberá cumplir con los siguientes deberes:
-
Informarle las
eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de novedades
en la administración de la información de los Titulares.
-
Cumplir las instrucciones y requerimientos que
imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
10.5.
DEBERES CUANDO OBRA COMO
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Cuando CYSTIC
realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u Organización
Responsable del tratamiento, adquiere la calidad de Encargado y por tanto se
obliga a cumplir los siguientes deberes:
-
Establecer que el Responsable del tratamiento
esté autorizado para suministrar a CYSTIC los datos personales que tratará como
Encargado.
-
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio
del derecho de hábeas data.
-
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
-
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de
los datos.
-
Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento
dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
-
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en
los términos señalados en la presente política.
-
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente
política.
-
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de
la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad
del dato personal.
-
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por
el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de
Industria y Comercio.
-
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas
autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
-
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se
presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan novedades en la
administración de la información de los Titulares.
-
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
11.
NIVELES Y MEDIDAS DE
SEGURIDAD.
CYSTIC
cuenta con políticas y procedimientos de seguridad, donde el objetivo principal
es asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información
y bases de datos de nuestros miembros de la Organización y terceros, lo mismo
que asegurar la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y
la operación.
Todas
las medidas de seguridad que ha implementado y gestiona CYSTIC,
buscan la protección de la información y la garantía de la dignidad de los
Titulares de los datos personales que trata. Tales medidas buscan el acceso de
los usuarios autorizados de forma controlada e impedir que los no autorizados
puedan llegar a acceder, bloquear, modificar, adulterar o suprimir la
información y/o datos personales tratados por parte del CYSTIC
como Responsable, Encargado o Subencargado
de los mismos según el caso.
12.
VIGENCIA DE BASES DE
DATOS
CYSTIC, cuando actúe como Responsable, conservará
en su base de datos, los datos personales que hayan sido recolectados, mientras
siga desarrollando las actividades que constituyen su objeto social.
Cuando CYSTIC actúe en la
calidad de Encargado, la vigencia de los datos personales bajo su tratamiento
estará determinada por las indicaciones que al efecto le señale el
correspondiente Responsable.
Lo expresado en los
párrafos anteriores, se tendrá siempre en cuenta sin perjuicio del ejercicio de
los derechos de supresión que le asisten al Titular o de orden legal,
administrativa o judicial que ordene la supresión de los mismos.
13.
MODIFICACIÓN Y/O
ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
En el evento de cualquier cambio
sustancial en las políticas de Tratamiento, se hará la comunicación de forma
oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de
contacto y/o a través de:
-
Página pública www.cystic.com.co
-
Correo electrónico enviado a los Titulares,
-
Para los Titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o
aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de una
publicación en un diario de amplia circulación.